SECRETÁRIA EXECUTIVA

Luanda – Prestar suporte administrativo aos membros da Direcção Geral e sempre que necessário às outras Direcções; Redigir documentos, preparar relatórios, elaborar planilhas de reembolso e quaisquer outros documentos solicitados pelos seus superiores: elaborando correspondência, outorgando numero de controlo aos memorandos, cartas, ofícios, notas informativas entre outras; Gerir os despachos e efectuar o processamento de textos de correspondência e de outra documentação da Direcção (Directoria) Geral; Assistir reuniões para elaboração das actas respectivas e administrar a distribuição das mesmas depois de aprovadas; Zelar pela organização dos arquivos e ficheiros da Direcção Geral; organizando o arquivo, estabelecendo critérios de classificação e métodos para sua optimização; Assegurar a comunicação com interlocutores internos e externos em língua portuguesa ou inglesa, seja de forma verbal ou de forma escrita (ex. tradução de documentos); Acolher eventuais visitas, fornecedores e clientes e encaminha-los para os respectivos locais de interesse; Contactar fornecedores e clientes e agendar reuniões e eventos seguindo as orientações do seu superior; Apoiar aos Directores no atendimento a eventuais necessidades pessoais; Optimizar a agenda da Direcção Geral; Programar viagens de trabalho da Direcção Geral; Gerir a comunicação externa: recepcionando, registando e arquivando a correspondência e encaminhando cópia para os respectivos destinatários; Controlar listas de presença das reuniões; Gerir as salas e o ambiente de trabalho para reuniões e formações relacionadas à Direcção Geral; gerir o ambiente de trabalho quanto a condições físicas, abrindo solicitações de serviços de limpeza, reparo ou manutenção ou compra de materiais junto das áreas responsáveis; Coordenar e controlar o trabalho das recepcionistas; Controlar o estado das casas de banho quanto a organização e reposição de consumíveis; Solicitar recursos a partir da central de serviços e por meio de formu… – Permanente – Horário completo

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